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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI — PIATTAFORMA TRAVELFLOW Articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 Versione 2026-09.1 Questa informativa spiega come Banzai S.r.l. tratta i dati personali delle persone che entrano in rapporto con lei per la piattaforma TravelFlow: chi sottoscrive l'abbonamento, chi lo utilizza per conto dell'agenzia cliente e chi ci contatta. 1. CHI TRATTA I DATI Titolare del trattamento è Banzai S.r.l., Via Antonio Lucarelli 14, 70124 Bari (BA), P.IVA 09199430720, REA BA-678757. Per ogni questione relativa a questa informativa e per esercitare i propri diritti: info@banzaiagency.it, oppure PEC banzai@postecertifica.it. 2. A CHI SI RIVOLGE, E COSA NON COPRE Questa informativa riguarda: - le persone che sottoscrivono l'abbonamento per conto di un'agenzia cliente, e i loro referenti amministrativi; - le persone che accedono alla piattaforma come utenti dell'agenzia cliente; - chi ci scrive per informazioni, assistenza o richieste commerciali. NON riguarda i dati che l'agenzia cliente inserisce o carica nella piattaforma per la propria attività — anagrafiche dei suoi contatti, viaggiatori e passeggeri delle pratiche, partecipanti alle liste regalo, trattative, comunicazioni, documenti di viaggio. Di quei dati **è titolare l'agenzia cliente**, che decide perché e per quanto tempo trattarli e fornisce la propria informativa alle persone interessate; Banzai agisce come responsabile del trattamento e si limita a eseguirne le istruzioni, alle condizioni dell'Allegato B del contratto. Chi desidera esercitare i propri diritti su quei dati deve rivolgersi all'azienda che li ha raccolti; se scrive a noi, trasmettiamo la richiesta a quell'agenzia senza ritardo. Per gli utenti che lavorano nell'azienda cliente le due vesti convivono: i dati sulla loro attività nella piattaforma appartengono al datore di lavoro, che ne è titolare, mentre Banzai è titolare dei dati di autenticazione e dei registri tecnici necessari a tenere in piedi e in sicurezza il servizio. 3. QUALI DATI TRATTIAMO - dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ruolo, email, telefono; - dati dell'agenzia e dati amministrativi: denominazione, sede, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario, PEC, coordinate di pagamento, fatture ed estremi degli incassi; - dati di account: credenziali in forma cifrata, ruolo assegnato, stato dell'utenza; - dati tecnici e di sicurezza: indirizzi IP, identificativi di sessione, tipo di dispositivo e browser, registri di accesso e di attività amministrativa, segnalazioni di errore; - contenuto delle comunicazioni con noi: email, messaggi di assistenza e relativi allegati; - dati d'uso della piattaforma in forma aggregata, per capire quali funzioni sono usate e migliorarle. Non chiediamo né vogliamo categorie particolari di dati — salute, convinzioni, dati biometrici e simili — né dati giudiziari. I dati delle carte di pagamento non transitano da noi: li tratta direttamente il gestore dei pagamenti. 4. PERCHÉ LI TRATTIAMO E IN BASE A COSA - **Per stipulare ed eseguire il contratto**: attivare l'abbonamento, creare gli account, erogare il servizio, fornire assistenza, gestire pagamenti e scadenze. Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste. - **Per adempiere obblighi di legge**: contabilità, fatturazione, conservazione dei documenti fiscali, risposte alle autorità. Base giuridica: obbligo legale. - **Per la sicurezza del servizio**: prevenire accessi abusivi, rilevare e ricostruire incidenti, proteggere l'infrastruttura e i dati di tutti i clienti. Base giuridica: legittimo interesse a un servizio sicuro e affidabile. - **Per difendere un diritto**: gestire contestazioni, recuperare crediti, far valere o difendere posizioni in sede giudiziaria. Base giuridica: legittimo interesse. - **Per migliorare il prodotto**, lavorando su dati d'uso aggregati e privi di riferimenti a persone identificabili. Base giuridica: legittimo interesse. - **Per comunicazioni commerciali facoltative** su nostri servizi e novità: solo con il consenso, che si può revocare in ogni momento senza che ciò incida sul servizio. Cosa non facciamo: **non utilizziamo i dati per addestrare modelli di intelligenza artificiale**, né nostri né di terzi, e non vendiamo dati a nessuno. 5. A CHI POSSONO ESSERE COMUNICATI - ai fornitori che ci permettono di erogare il servizio — infrastruttura, banca dati, archiviazione, invio di email e messaggi, modelli di intelligenza artificiale, incasso dei pagamenti, registro degli errori — nominati responsabili del trattamento e vincolati da contratto. L'elenco aggiornato è pubblicato nella piattaforma; - ai nostri consulenti contabili, fiscali e legali, e agli istituti di credito, per quanto di rispettiva competenza; - alle autorità, quando la legge lo impone. I dati non sono diffusi. 6. DOVE VANNO I DATI I dati sono conservati su infrastrutture situate nell'Unione europea. Alcuni fornitori sono stabiliti negli Stati Uniti: in quei casi il trasferimento avviene sulla base delle **clausole contrattuali standard** adottate dalla Commissione europea, integrate dalle misure di protezione necessarie. Manteniamo le clausole anche quando il fornitore sarebbe coperto da una decisione di adeguatezza, perché una clausola contrattuale resta valida anche se un'adeguatezza viene meno. 7. PER QUANTO TEMPO LI CONSERVIAMO - dati di contratto e di account: per tutta la durata del rapporto e, dopo la cessazione, per il tempo previsto dal contratto per l'esportazione dei dati, pari a sessanta giorni; - documenti contabili e fiscali: dieci anni, come impone la legge; - prova dei testi contrattuali accettati e delle relative sottoscrizioni: per tutto il tempo in cui quel contratto può produrre effetti o essere contestato; - registri di accesso e di attività: dodici mesi, termine che ciascuna azienda cliente può modificare per il registro della propria organizzazione. Restano oltre quel termine le sole registrazioni che costituiscono prova di un adempimento — le richieste di cancellazione ricevute ed evase, l'invio e l'accettazione dei testi legali, le revoche di consenso e le cancellazioni eseguite — perché cancellarle significherebbe distruggere la prova della conformità in nome della conformità. Restano inoltre i registri necessari a un incidente o a una contestazione in corso, finché serve; - richieste di assistenza: due anni dalla chiusura; - dati trattati sulla base del consenso: fino alla revoca. 8. I DIRITTI DELLE PERSONE Ogni persona può chiedere l'accesso ai propri dati, la rettifica, la cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità, e può opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. Può inoltre revocare in ogni momento i consensi prestati. Le richieste si inviano a info@banzaiagency.it. Rispondiamo entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi complessi, dandone comunicazione. Chi ritiene che il trattamento violi la normativa può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia 11, 00187 Roma — garanteprivacy.it) o ricorso all'autorità giudiziaria. 9. SE I DATI NON VENGONO FORNITI I dati richiesti per stipulare ed eseguire il contratto sono necessari: senza, non è possibile attivare l'abbonamento né erogare il servizio. I dati per le comunicazioni commerciali sono invece facoltativi, e non fornirli non comporta alcuna conseguenza. 10. DECISIONI AUTOMATIZZATE Non adottiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sulle persone. La piattaforma contiene funzioni di intelligenza artificiale che propongono testi, immagini e suggerimenti di lavoro: sono strumenti a supporto di chi li usa, e le azioni verso l'esterno e quelle che riguardano denaro richiedono sempre la conferma di una persona. Quando si dialoga con un assistente automatico, ciò è reso riconoscibile. 11. MODIFICHE Questa informativa può essere aggiornata. Ogni versione è conservata con la propria data e resta consultabile; le modifiche rilevanti sono comunicate ai clienti in tempo utile.